Excel-PivotTables meistern: Business-Analyse ohne Umwege
Datenvorbereitung, die die spätere Magie ermöglicht
Saubere Spalten, saubere Aussagen
Jede Spalte sollte genau eine Information enthalten: Datum, Produkt, Region, Umsatz, Kosten. Entferne Leerzeilen, Doppelüberschriften und zusammengeführte Zellen. Mit Power Query standardisierst du Schreibweisen, trennst Codes sauber ab und dokumentierst deine Transformationen reproduzierbar.
Eindeutige Werte und korrekte Datentypen
Definiere Datumswerte als echte Datentypen, nicht als Text. Stelle sicher, dass Währungen konsistent sind und IDs keine führenden Leerzeichen enthalten. Eindeutige Bezeichnungen verhindern merkwürdige Gruppierungen und schaffen die Basis für verlässliche Filter und Top-N-Analysen.
Langformat schlägt Breitformat
PivotTables lieben langes, normiertes Datenformat: eine Zeile pro Ereignis, eine Spalte pro Attribut. Statt zwölf Monats-Spalten nutze eine Spalte „Monat“ und eine Spalte „Wert“. So gelingen Gruppierungen, Zeitvergleiche und Berechnungen deutlich stabiler und flexibler.
Den perfekten PivotTable aufbauen
Lege Dimensionen wie Region und Produkt in Zeilen oder Spalten, Kennzahlen in Werte. Nutze Filter für Zeiträume oder Segmente. Mit Mehrfachfilterung und Sortierung nach Kennzahlen hebst du Wichtiges hervor und vermeidest „Zahlenwände“ ohne Aussage.
Kennzahlen, KPIs und schlaue Berechnungen
Setze Kennzahlen in Relation: Prozent des Gesamts, Prozent des übergeordneten Elements, Differenz zum Vormonat, laufende Summe oder Rang. Solche Sichtweisen verwandeln statische Zahlen in Geschichten über Wachstum, Saisonalität und operative Effizienz.
Kennzahlen, KPIs und schlaue Berechnungen
Erstelle Margen, Conversion Rates oder durchschnittliche Warenkörbe direkt im PivotTable. Dokumentiere deine Logik klar, damit Teams die Herleitung verstehen. Prüfe Plausibilität mit Stichproben und Drilldown, um stille Fehler frühzeitig zu entdecken.
Interaktive Dashboards mit Datenschnitten und PivotCharts
Slicer erlauben klickbare Filter nach Region, Kanal oder Produkt. Zeitachsen geben Nutzern die Kontrolle über Quartale und Jahre. So navigieren auch Nicht-Analysten sicher durch Daten und entdecken eigenständig Antworten auf ihre Fragen.
Interaktive Dashboards mit Datenschnitten und PivotCharts
Verknüpfe PivotTables mit Diagrammen, nutze Kombinationen aus Säulen, Linien und Sekundärachsen. Hebe Ausnahmen dezent hervor und halte Farben konsistent. Das Ergebnis: Visualisierungen, die Diskussionen lenken und Entscheidungen beschleunigen.
Praxisfall: PivotTable rettet den Zielbonus
Umsätze stagnierten, Rabatte stiegen. Die Vermutung: schwacher Kanalmix. Nach dem Import der Bestellzeilen ins Langformat zeigte der PivotTable jedoch, dass wenige SKUs in zwei Regionen die Marge unverhältnismäßig belasteten.
Aktualisierung ohne Brüche
Nutze dynamische Tabellen als Datenquelle, halte Quellpfade stabil und dokumentiere Erneuerungszyklen. Deaktiviere bei Bedarf GETPIVOTDATA, um flexible Verweise zu ermöglichen, oder nutze sie gezielt, um Berichte sicher zu verknüpfen.
Versionierung und Schutz
Arbeite mit sprechenden Dateinamen, Änderungsprotokoll und Blattschutz für sensible Bereiche. Hinterlasse Hinweise im Datei-Deckblatt, damit Kolleginnen deine Logik sofort verstehen und die Analyse verantwortungsvoll weiterführen können.
Checklisten und Community
Erstelle eine kurze Checkliste für Datenqualität, Layout, Kennzahlenlogik und Visuals. Teile die Vorlage im Team und bitte um Feedback. Abonniere unseren Blog, um monatliche PivotTable-Tipps, Vorlagen und Q&A-Runden nicht zu verpassen.